Privacy & data

Privacy notice

Version 2026-11-07.v2 Draft for BuddyAI sign-off EU hosting

English

Who is responsible

BuddyAI is responsible for the personal data you share in this conversation. This conversation helps BuddyAI understand your situation and prepare a solution proposal.

What we collect and why

Your name, your country and one contact channel (email, WhatsApp or Telegram), so the team can follow up.
Information about your work or personal project and the task you want to delegate, so we can define the problem and draft a suitable AI solution.
Any supporting files you choose to upload, so the team can understand your material and test a future solution.
Consent records, a short audit trail and technical logs, to operate the service securely and demonstrate compliance.

Lawful basis and consent

The lawful basis is your explicit consent. Nothing is stored before you tick the consent box, and the consent is recorded with the policy version and a timestamp. You can withdraw consent at any time; the conversation, request and files are then deleted.

Storage, location and retention

Data is stored in the European Union. Confirmed requests are retained for up to 12 months. Sessions that are abandoned before confirmation are kept for 30 days, unless you ask for deletion earlier. Uploaded files are encrypted at rest in production object storage and made available only through signed, short-lived links.

Your rights

You can ask for access, correction, deletion, restriction or portability, and you can object to processing. Use the “Delete my data” button in the chat or email the BuddyAI team. Deletion is carried out within 30 days. You also have the right to lodge a complaint with your data protection authority.

What we never ask for

We never ask for passwords, payment card details or national identification numbers. If you share them by accident, the assistant removes them from the request and warns you.

Sharing and sub-processors

BuddyAI uses hosting, model, email and chat providers as sub-processors. A data processing agreement is in place with each provider, and data is not used to train AI models. A current sub-processor list is available from BuddyAI on request.

Uploaded files

Uploading is optional. Remove confidential or sensitive information you are not allowed to share. The AI model in this phase sees only the file name, type and your note — not the file contents.

Contact: privacy@buddyai.example (placeholder — to be confirmed by BuddyAI).

Français

Politique de confidentialité

Responsable du traitement

BuddyAI est responsable des données personnelles que vous partagez dans cette conversation. Cette conversation aide BuddyAI à comprendre votre situation et à préparer une proposition de solution.

Données collectées et finalités

Votre nom, votre pays et un canal de contact (e-mail, WhatsApp ou Telegram), pour que l’équipe puisse vous recontacter.
Des informations sur votre travail ou projet personnel et sur la tâche à déléguer, pour définir le problème et concevoir une solution d’IA adaptée.
Les fichiers que vous choisissez d’envoyer, pour que l’équipe comprenne votre matériel et teste une future solution.
Les preuves de consentement, une courte piste d’audit et des journaux techniques, pour exploiter le service de manière sûre et démontrer la conformité.

Base légale et consentement

La base légale est votre consentement explicite. Rien n’est conservé avant que vous ne cochiez la case, et le consentement est enregistré avec la version de la politique et un horodatage. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment : la conversation, le request et les fichiers sont alors supprimés.

Stockage, localisation et conservation

Les données sont stockées dans l’Union européenne. Les demandes confirmées sont conservées jusqu’à 12 mois. Les sessions abandonnées avant confirmation sont conservées 30 jours, sauf demande de suppression anticipée. Les fichiers sont chiffrés au repos dans le stockage objet de production et accessibles uniquement via des liens signés et de courte durée.

Vos droits

Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité, et vous opposer au traitement. Utilisez le bouton « Supprimer mes données » dans le chat ou écrivez à l’équipe BuddyAI. La suppression est effectuée sous 30 jours. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de votre autorité de protection des données.

Ce que nous ne demandons jamais

Nous ne demandons jamais de mots de passe, de données de carte bancaire ni de numéros d’identification nationaux. Si vous en partagez par erreur, l’assistant les retire du request et vous prévient.

Partage et sous-traitants

BuddyAI fait appel à des prestataires d’hébergement, de modèles, d’e-mail et de chat. Un accord de traitement des données est conclu avec chaque prestataire, et les données ne servent pas à entraîner des modèles d’IA. La liste actuelle des sous-traitants est disponible sur demande.

Fichiers envoyés

L’envoi est facultatif. Supprimez les informations confidentielles ou sensibles que vous n’êtes pas autorisé à partager. Le modèle d’IA ne voit à ce stade que le nom, le type et votre note — pas le contenu des fichiers.

Contact : privacy@buddyai.example (espace réservé — à confirmer par BuddyAI).

Nederlands

Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

BuddyAI is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die je in dit gesprek deelt. Dit gesprek helpt BuddyAI je situatie te begrijpen en een oplossingsvoorstel voor te bereiden.

Welke gegevens en waarom

Je naam, je land en één contactkanaal (e-mail, WhatsApp of Telegram), zodat het team contact kan opnemen.
Informatie over je werk of persoonlijke project en de taak die je wilt delegeren, om het probleem te definiëren en een passende AI-oplossing te ontwerpen.
Bestanden die je vrijwillig uploadt, zodat het team je materiaal begrijpt en een toekomstige oplossing kan testen.
Toestemmingsregistraties, een korte audittrail en technische logs, om de dienst veilig te beheren en naleving aan te tonen.

Grondslag en toestemming

De grondslag is je uitdrukkelijke toestemming. Er wordt niets opgeslagen voordat je het vakje aanvinkt, en de toestemming wordt vastgelegd met de versie van de verklaring en een tijdstempel. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken; het gesprek, de requesting en de bestanden worden dan verwijderd.

Opslag, locatie en bewaring

Gegevens worden in de Europese Unie opgeslagen. Bevestigde aanvragen worden maximaal 12 maanden bewaard. Verlaten sessies worden 30 dagen bewaard, tenzij je eerder om verwijdering vraagt. Bestanden worden in productie versleuteld opgeslagen en zijn alleen toegankelijk via ondertekende, kort geldige links.

Je rechten

Je kunt om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid vragen en bezwaar maken tegen de verwerking. Gebruik de knop “Mijn gegevens verwijderen” in de chat of mail het BuddyAI-team. Verwijdering gebeurt binnen 30 dagen. Je kunt ook een klacht indienen bij je privacyautoriteit.

Wat we nooit vragen

We vragen nooit om wachtwoorden, betaalkaartgegevens of nationale identificatienummers. Als je die per ongeluk deelt, verwijdert de assistent ze uit de requesting en waarschuwt je.

Delen en subprocessors

BuddyAI gebruikt hosting-, model-, e-mail- en chatproviders als subprocessors. Met elke provider is een verwerkersovereenkomst gesloten en gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. De actuele lijst is op verzoek beschikbaar.

Geüploade bestanden

Uploaden is optioneel. Verwijder vertrouwelijke of gevoelige informatie die je niet mag delen. Het AI-model ziet in deze fase alleen de bestandsnaam, het type en je notitie — niet de inhoud.

Contact: privacy@buddyai.example (placeholder — door BuddyAI te bevestigen).

Español

Política de privacidad

Responsable

BuddyAI es responsable de los datos personales que compartes en esta conversación. Esta conversación ayuda a BuddyAI a entender tu situación y a preparar una propuesta de solución.

Qué datos y por qué

Tu nombre, tu país y un canal de contacto (correo electrónico, WhatsApp o Telegram), para que el equipo pueda contactarte.
Información sobre tu trabajo o proyecto personal y la tarea que quieres delegar, para definir el problema y preparar una solución de IA adecuada.
Los archivos que decidas subir, para que el equipo entienda tu material y pueda probar una futura solución.
El registro de consentimiento, una breve pista de auditoría y registros técnicos, para operar el servicio con seguridad y demostrar el cumplimiento.

Base jurídica y consentimiento

La base jurídica es tu consentimiento explícito. No se guarda nada antes de que marques la casilla, y el consentimiento se registra con la versión de la política y la fecha. Puedes retirarlo en cualquier momento; entonces se eliminan la conversación, los datos de tu solicitud y los archivos.

Almacenamiento, ubicación y conservación

Los datos se almacenan en la Unión Europea. Las solicitudes confirmadas se conservan hasta 12 meses. Las conversaciones abandonadas antes de la confirmación se conservan 30 días, salvo que pidas eliminarlas antes. Los archivos se cifran en reposo en el almacenamiento de producción y solo son accesibles mediante enlaces firmados de corta duración.

Tus derechos

Puedes solicitar acceso, rectificación, eliminación, limitación o portabilidad, y oponerte al tratamiento. Usa el botón «Eliminar mis datos» del chat o escribe al equipo de BuddyAI. La eliminación se realiza en un plazo de 30 días. También puedes presentar una reclamación ante tu autoridad de protección de datos.

Lo que nunca pedimos

Nunca pedimos contraseñas, datos de tarjetas de pago ni números de identificación nacional. Si los compartes por error, el asistente los elimina de tus datos y te avisa.

Compartir y subencargados

BuddyAI utiliza proveedores de alojamiento, modelos, correo y chat como subencargados. Con cada proveedor existe un acuerdo de tratamiento de datos, y los datos no se usan para entrenar modelos de IA. La lista actual de subencargados está disponible a petición.

Archivos subidos

Subir archivos es opcional. Elimina la información confidencial o sensible que no tengas permiso para compartir. En esta fase, el modelo de IA solo ve el nombre, el tipo y tu nota, no el contenido del archivo.

Contacto: privacy@buddyai.example (provisional; pendiente de confirmación por BuddyAI).